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高い「候補者体験」を実現する採用バックオフィスのチーム作り

エクサウィザーズ  HR note

事業成長の要となる採用活動において、採用候補者との窓口を担う採用バックオフィス。その役割は、入社有無を問わず選考を通してエクサウィザーズのファンになってもらう候補者体験の実現から、入社までのフォローや事務手続きなど多岐にわたる。

会社との「最初の接点」を担う採用バックオフィスメンバーは、会社・リクルーターからの期待に何を思い、どう活動しているのか。メンバーそれぞれの思いとそのチーム作りについて伺った。

◾️ プロフィール
松山 麻央(まつやま・まお)

印刷会社での営業や税理士法人での税務アシスタントを経て、2021年4月にエクサウィザーズに入社。イベントの運営や新卒採用のサポート業務に従事。

高木 美有紀(たかぎ・みゆき)
前職は自動車メーカーのグループ会社で、総務・人事業務、海外赴任のサポート業務に従事。3人目出産を機に退職し、2021年8月にエクサウィザーズに入社。現在は週5日4時間のリモートワーク勤務で、主に内定者の入社準備を担当。

齋藤 諒子(さいとう・りょうこ)
新卒で入社した会社で、新卒採用を担当。退職後、複数の会社で人事や庶務業務に携わった後、2021年8月にエクサウィザーズに入社。現在は週1のみ16時まで、他の日はフルタイムでリモートワーク勤務し、主にビジネスポジションの採用活動をサポートしている。

池森 亜弥(いけもり・あや)
商社や特許事務所での営業事務や、採用代行の会社でアシスタントを経験後、2021年10月にエクサウィザーズに入社。主にテックポジションの採用活動をサポートしている。

古川 誼恵(ふるかわ・みちえ)
法律事務所でのパラリーガルやPR広報、海外企業でのサポート業務などを経て、2022年2月にエクサウィザーズ入社。主にテック、ビジネスポジションの採用活動をサポートしている。

一色 麻美(いっしき・まみ)
新卒で星野リゾートに入社。ウェディングプランナーとして150組超の結婚式に携わる。その後、採用の仕事に興味を持ち、複数企業のバックオフィス業務に従事。2019年12月にエクサウィザーズに入社し、採用業務と並行してチームメンバーのマネジメントを担当。

ファンを増やし、すべての人にとっての最適解を導く採用バックオフィス

一色「選考に関わってくれたすべての人にエクサウィザーズのファンになってもらう。そのミッションを達成すべく、一つひとつの選考で高いCX(Candidate Experience)を担保するために、日々業務に励んでいます」

バックオフィスの役割を聞くと、一色さんはこのように語った。特に採用に関する業務は、候補者やエージェントなど、外部の人との関わりが多く、その仕事の質が会社の評判にも影響する。

一色「フロントに立つポジションではありませんが、採用バックオフィスは全社的に様々な人と関わります。事業成長に伴い選考が増えるなか、バックオフィスメンバーはこれらすべての面談・選考がスムーズに流れ、候補者、エージェント、自社という三者それぞれの思いを汲み取りながら最適解に導いていく役割を担っています。当たり前のことを当たり前に、ミスなくやること。言葉にするとすごく簡単に聞こえますが、決して簡単ではありません」

相手に寄り添い円滑に仕事を進めるコミュニケーションを意識

エクサウィザーズの採用バックオフィスには、産休中のメンバーを含め現在7名のメンバーがいる。メンバーの多くはパートタイム勤務で、週3日や1日4時間など限られた時間の中でチームの役割を補い合っている。


彼女たちにはそれぞれ、仕事をする際に心がけているポイントがある。

松山「新卒採用、イベント、契約書周りと幅広い業務の中で共通して意識しているのは、ミスがないように確実に、かつスピーディーに行うことです。忙しくても相手が嫌な気持ちにならないように、柔らかいコミュニケーションを取れるようにいつも気を付けています」

高木「内定承諾された方に、モチベーションを下げることなく入社予定日を迎えていただくことを念頭においています。そのためにはどんな質問にも的確に答えられる必要がありますが、労務的な内容などまだわからないことも多いので、自分でも勉強しながら端的に答えられるように心がけています」

池森「在宅勤務ということもあり、社員同士でも顔が見えないため不安になることが多いと思います。だからこそ、メッセージを確認したらすぐにリアクションするようにしています。以前、テキストコミュニケーションが上手くいかず、意思疎通に時間がかかってしまった経験があるので、なるべくぱっと見て内容が伝わるメッセージを送るように工夫しています」

齋藤「面接や面談の設定以外にも、オフィスツアーを組んで現場の方に対応してもらうことや、取締役との会食を設定することもあります。多岐にわたる業務の中で、正確性はやはり重要視しています。特に、エクサウィザーズに入ってから強く意識するようになったのが、依頼するときのテキストコミュニケーションです。今までは自分の都合で動いていたところがありましたが、一色さんのやり方を参考に相手の気持ちに寄り添うことを意識するようになりました」

齋藤さんが参考にしていると話した一色さんのテキストコミュニケーションとは具体的にどのようなものなのか。

一色「そんなに大それたことはしていないのですが…。リモート下で働いているからこそ、使用する言葉がダイレクトに相手に伝わってしまいやすいので、常に受け取り側の立場に立ってテキストを作っています。言葉や表現の選び方、特に語尾の書き方などには気を遣うことが多いですね。

他にも、例えば急な依頼があった時、オフィスにいたら一言声をかけて相談して解決できることも、リモート下では相手の今の状況が全くわかりません。急な依頼とはいえ、相手にとってその瞬間は重要な商談の前かもしれないし、面接が終わったすぐのタイミングかもしれない。はたまた体調が優れない時かもしれない。

相手の状況や表情が見えないからこそ、相手がいつどんな状況で受け取っても不快にならないようなコミュニケーションを心がけるようにしています」

それぞれの強みを生かし、楽しく働ける場をつくる

採用部 一色 麻美

一色「皆さんご家庭のある方も多く、その限られた時間をフルに活用してエクサウィザーズで働くという選択をしてくださっています。

私には採用した責任があるので、一人ひとりにとってその時間が価値のある時間になるように、そして会社に貢献している感覚を肌で感じながら働くことができる、そんな環境を作ることが私のミッションであると思っています。そしてその環境を作り続けることが、採用の成功に繋がっていると確信しています。

また、メンバーは一人ひとりが違った強みを持っています。その強みを最大限生かして、本人のやりたいという意志を実現できるアサインをすることで、全員が高いパフォーマンスを発揮できる環境を目指しています。そのために、1on1の機会や普段のなにげない雑談を通じてメンバーの声を聞くことを大切にし、感謝の気持ちや敬意を常日頃から表すことで心理的安全性を高め、信頼関係を構築できるように心がけています」

自分のことのようにメンバーを大事にできる人と働きたい

メンバーそれぞれから、エクサウィザーズの採用バックオフィスで働く意味、一色さんの印象や魅力について語ってもらった。

齋藤「私はバックオフィスの中で最年長だと思うのですが、『まだこんなに学べることがあるんだ』と感じるとともに、『私にも貢献できることがある』と感動しています。

バックオフィスメンバーはみんな、困っている人に手を差し伸べる意識が強く、協力しあって仕事ができています。これって言うほど簡単なことではないと思うんです。だけどエクサウィザーズでは、私が体調不良のときには周りの人に助けてもらえますし、一色さんが不在の時には、みんなで一色さんのために頑張ろう!みたいに盛り上がっています(笑)。こんな一致団結した職場は初めてで、この空気をつくっているのは間違いなく一色さんですね」

高木「齋藤さんがおっしゃったように、やる人が決まっていない業務があったときにも、『これ私がやっておきますね』と手を挙げて、できる人が対応する雰囲気があるので、仕事がしやすいです。どんなに忙しくても一色さんがチームのことを見てくれている安心感もあって、仕事のことからプライベートのことまでいろいろとおんぶに抱っこですね」

池森「一色さんは、すごく心を込めて仕事をされる方なんです。私が教えてもらうときもそうですし、候補者の方にメールを送るときなども、人の気持ちを大事にしていることが伝わってきます。なので、仕事はもちろん気持ちのケアもしてもらえる、すごく安心して仕事ができる環境ですね」

松山「何か困ったときには手を差し伸べてくれるし、ちょっとした変化にも気づいて『今日何かありましたか?』とか『忙しそうですけど大丈夫ですか?』とか、気遣ってくださるのが一色さんです。そんな愛に溢れた方が率いているからこそ、一緒に働く私たちも自然とそういう行動ができるのだと思います」

リーダーである一色さんがメンバーそれぞれから憧れや尊敬の気持ちを集めるからこそ、個性豊かなメンバーたちが自然と団結し、チームワークを発揮することができる。そんな採用バックオフィスチームの魅力について、最後に一色さんが力強く語った。

一色「採用バックオフィスはパートの皆さんがほぼ8割以上のオペレーション業務を担っています。日程調整や入社対応などバックオフィスとしての経験やスキルももちろん重要ですが、マネジメントを担う社員は、それ以上に常に一人ひとりの働く様子を観察し、その活躍を自分ごとのように喜べること、どれだけメンバーに対して愛情を持って接することができるかということが一番重要だと思っています。

採用バックオフィスチームは、自発的、積極的に取り組んでいるチームです。そして一人ひとりが、自分のチームのメンバーに留まらず、チーム以外の全ての人に対しても愛情を持って関わることを大切にしています。バックオフィスは決して派手ではありませんが、会社を支える大事な仕事です。常に相手の気持ちに寄り添いながら、自分のことのようにメンバーを大事にできる方と一緒に、会社の未来を支えていきたいです」

エクサウィザーズ では一緒に働く人を募集しています。興味のある方は是非ご応募ください!

(撮影の時のみマスクを外しています)

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